Como ser mais produtivo na Advocacia?

Tempo é algo muito valioso para prestadores de serviço, e em especial, para os Advogados.

Nas consultorias, por exemplo, alguns profissionais chegam a precificar seus honorários com base no trabalho/hora.

Advogado que perde tempo com tarefas inúteis ou não prioritárias pagam um preço caro, não só em dinheiro, mas em frustração, ansiedade e falta de motivação.

Por este motivo, a capacidade de identificar e combater os desperdiçadores de tempo é fundamental para aumentar sua produtividade e, por conseguinte, conseguir criar e entregar mais valor para seus cliente.

Os desperdiçadores são eficientes na tarefa de nos fazer perder tempo com coisas que não são prioridade e nos ajudam a procrastinar.

Ah, a procrastinação! Esse mal do século XXI, que tem como seus principais vilões as redes sociais e os smartphones.

A procrastinação tecnológica já invadiu a Advocacia, principalmente dos profissionais mais jovens, e causam estragos terríveis, como perda de prazos e de clientes.

Para ajudá-lo a identificar seus desperdiçadores de tempo, vamos a uma extensa lista deles. Veja se você se identifica com alguns!

Lista de desperdiçadores de tempo

A lista de desperdiçadores de tempo que compartilho com você é adaptada do livro Administração do Tempo (Ed. Idéias e Letras), de Paulo Lebegalini.

Fiz questão de adaptá-la à realidade dos escritórios de Advocacia, tão cheio de peculiaridades.

Desperdiçadores internos:

• mesa cheia de documentos e processos;
• não saber delegar tarefas;
• não ter objetivos, metas e critérios para definir o que é mais prioritário;
• falta de uma lista de tarefas diária;
• falta de foco e desconcentração;
• distrações (redes sociais, festinhas na copa, conversa com os colegas);
• falta de motivação;
• ambiente desorganizado e sujo;
• falta de processos definidos (não há padronização das tarefas);
• perfeccionismo (é, perfeccionismo não combina com produtividade);
• falta de criatividade para encontrar soluções adequadas.

Desperdiçadores externos:

• telefonemas intermináveis com clientes e colaboradores;
• reuniões mal feitas, mal dirigidas e improdutivas;
• visitas inoportunas;
• alteração constante de ordens;
• sobrecarga de trabalho;
• atrasos;
• tarefas mal delegadas e responsabilidades mal definidas;
• todas as tarefas são urgentes;
• equipe nunca recebeu um treinamento (nem que seja de 15 minutos para ensinar como atender o telefone);
• desinteresse da e na equipe;
• tecnologia ultrapassada e lenta;
• falta de prazos para as tarefas (prazo, só os do Poder Judiciário);
• barulho e falta de clima para o trabalho.

Se você conseguiu se identificar na lista acima, está precisando rever, urgentemente, a maneira como lida com o seu próprio trabalho e tempo.

Como ser produtivo na Advocacia?

Abaixo, algumas dicas muito básicas e de bom senso, mas que podem ajudar a organizar suas ideias para modificar seus hábitos de trabalho e combater os desperdiçadores de tempo.

Planejamento

• reúna a equipe e identifique todos os desperdiçadores do seu escritório (faça uma lista);
• defina ações para combater cada desperdiçador, consensualizando com toda a equipe as regras a serem seguidas a partir de então;
• estabeleça objetivos e metas de produtividade para o escritório, para que todos tenham critérios para definir quais são as tarefas prioritárias (e quais não são);
• todos os dias, no início do expediente, durante 10 minutos, reúna toda a equipe para dar uma repassada na lista de tarefas de cada um;
• padronize rotinas de trabalho e crie um manual para deixar claro como as coisas devem ser feitas (o manual deve ser feito levando em conta a opinião de todos);
• use a matriz de Stephen Covey (importante, não importante, urgente, não urgente).

Reuniões

• faça reuniões objetivas e de curta duração;
• elabore uma pauta e sempre a distribua previamente;
• convoque apenas quem tiver relação direta com o tema a ser discutido;
• coordene as falas para que nunca mais de uma pessoa fale ao mesmo tempo;
• proíba o uso aparelhos eletrônicos durante a reunião (salvo de quem vai anotar a reunião, claro);
• finalize a reunião sempre com um sumário do que foi decidido, repassando os prazos, os responsáveis, o formato da entrega e os resultados esperados da tarefa.

Ferramentas e métodos

• use aplicativos do modelo To Do List para criar lista de tarefas diárias (o Todoist faz isso muito bem e de graça!);
• faça as listas de tarefa do dia seguinte no final do expediente do dia anterior;
• não comece o dia lendo os e-mails (deixe isso para o final);
• não seja multitarefa (uma coisa de cada vez, cada coisa em seu lugar);
• comece pelas tarefas mais importantes;
• crie indicadores para avaliar o desempenho dos colaboradores;
• os indicadores podem usar pontuação para tarefas realizadas (por exemplo, 10 pontos para redigir uma petição, 5 pontos para cadastrar o cliente no sistema, 3 pontos para extratar um processo, etc.);
• ao criar esta pontuação, lembre-se que quanto mais a tarefa contribuir para atingir os objetivos de produtividade escolhidos, mais pontos ela deve valer (não pontue uma tarefa simplesmente pelo tempo que se leva para realizá-la);
• faça pausas no trabalho para recarregar a bateria;
• exija organização na mesa e sala de todos os colaboradores;
• coloque seu celular em modo avião quando estiver fazendo uma tarefa que exige muita concentração;
• Use o Pocket ou o Trello para salvar as coisas da Internet que você quer ler (mas não pode agora);

Lembre-se: um programa de produtividade não pode ser imposto de cima para baixo.

Envolva toda a sua equipe para identificar os problemas, apontar soluções e estabelecer compromissos.