Tempo é algo muito valioso para prestadores de serviço, e em especial, para os Advogados.
Nas consultorias, por exemplo, alguns profissionais chegam a precificar seus honorários com base no trabalho/hora.
Advogado que perde tempo com tarefas inúteis ou não prioritárias pagam um preço caro, não só em dinheiro, mas em frustração, ansiedade e falta de motivação.
Por este motivo, a capacidade de identificar e combater os desperdiçadores de tempo é fundamental para aumentar sua produtividade e, por conseguinte, conseguir criar e entregar mais valor para seus cliente.
Os desperdiçadores são eficientes na tarefa de nos fazer perder tempo com coisas que não são prioridade e nos ajudam a procrastinar.
Ah, a procrastinação! Esse mal do século XXI, que tem como seus principais vilões as redes sociais e os smartphones.
A procrastinação tecnológica já invadiu a Advocacia, principalmente dos profissionais mais jovens, e causam estragos terríveis, como perda de prazos e de clientes.
Para ajudá-lo a identificar seus desperdiçadores de tempo, vamos a uma extensa lista deles. Veja se você se identifica com alguns!
Lista de desperdiçadores de tempo
A lista de desperdiçadores de tempo que compartilho com você é adaptada do livro Administração do Tempo (Ed. Idéias e Letras), de Paulo Lebegalini.
Fiz questão de adaptá-la à realidade dos escritórios de Advocacia, tão cheio de peculiaridades.
Desperdiçadores internos:
- mesa cheia de documentos e processos;
- não saber delegar tarefas;
- não ter objetivos, metas e critérios para definir o que é mais prioritário;
- falta de uma lista de tarefas diária;
- falta de foco e desconcentração;
- distrações (redes sociais, festinhas na copa, conversa com os colegas);
- falta de motivação;
- ambiente desorganizado e sujo;
- falta de processos definidos (não há padronização das tarefas);
- perfeccionismo (é, perfeccionismo não combina com produtividade);
- falta de criatividade para encontrar soluções adequadas.
Desperdiçadores externos:
- telefonemas intermináveis com clientes e colaboradores;
- reuniões mal feitas, mal dirigidas e improdutivas;
- visitas inoportunas;
- alteração constante de ordens;
- sobrecarga de trabalho;
- atrasos;
- tarefas mal delegadas e responsabilidades mal definidas;
- todas as tarefas são urgentes;
- equipe nunca recebeu um treinamento (nem que seja de 15 minutos para ensinar como atender o telefone);
- desinteresse da e na equipe;
- tecnologia ultrapassada e lenta;
- falta de prazos para as tarefas (prazo, só os do Poder Judiciário);
- barulho e falta de clima para o trabalho.
Se você conseguiu se identificar na lista acima, está precisando rever, urgentemente, a maneira como lida com o seu próprio trabalho e tempo.
Como ser produtivo na Advocacia?
Abaixo, algumas dicas muito básicas e de bom senso, mas que podem ajudar a organizar suas ideias para modificar seus hábitos de trabalho e combater os desperdiçadores de tempo.
Planejamento
- reúna a equipe e identifique todos os desperdiçadores do seu escritório (faça uma lista);
- defina ações para combater cada desperdiçador, consensualizando com toda a equipe as regras a serem seguidas a partir de então;
- estabeleça objetivos e metas de produtividade para o escritório, para que todos tenham critérios para definir quais são as tarefas prioritárias (e quais não são);
- todos os dias, no início do expediente, durante 10 minutos, reúna toda a equipe para dar uma repassada na lista de tarefas de cada um;
- padronize rotinas de trabalho e crie um manual para deixar claro como as coisas devem ser feitas (o manual deve ser feito levando em conta a opinião de todos);
- use a matriz de Stephen Covey (importante, não importante, urgente, não urgente).
Reuniões
- faça reuniões objetivas e de curta duração;
- elabore uma pauta e sempre a distribua previamente;
- convoque apenas quem tiver relação direta com o tema a ser discutido;
- coordene as falas para que nunca mais de uma pessoa fale ao mesmo tempo;
- proíba o uso aparelhos eletrônicos durante a reunião (salvo de quem vai anotar a reunião, claro);
- finalize a reunião sempre com um sumário do que foi decidido, repassando os prazos, os responsáveis, o formato da entrega e os resultados esperados da tarefa.
Ferramentas e métodos
- use aplicativos do modelo To Do List para criar lista de tarefas diárias (o Todoist faz isso muito bem e de graça!);
- faça as listas de tarefa do dia seguinte no final do expediente do dia anterior;
- não comece o dia lendo os e-mails (deixe isso para o final);
- não seja multitarefa (uma coisa de cada vez, cada coisa em seu lugar);
- comece pelas tarefas mais importantes;
- crie indicadores para avaliar o desempenho dos colaboradores;
- os indicadores podem usar pontuação para tarefas realizadas (por exemplo, 10 pontos para redigir uma petição, 5 pontos para cadastrar o cliente no sistema, 3 pontos para extratar um processo, etc.);
- ao criar esta pontuação, lembre-se que quanto mais a tarefa contribuir para atingir os objetivos de produtividade escolhidos, mais pontos ela deve valer (não pontue uma tarefa simplesmente pelo tempo que se leva para realizá-la);
- faça pausas no trabalho para recarregar a bateria;
- exija organização na mesa e sala de todos os colaboradores;
- coloque seu celular em modo avião quando estiver fazendo uma tarefa que exige muita concentração;
- Use o Pocket ou o Trello para salvar as coisas da Internet que você quer ler (mas não pode agora);
Lembre-se: um programa de produtividade não pode ser imposto de cima para baixo.
Envolva toda a sua equipe para identificar os problemas, apontar soluções e estabelecer compromissos.
Parabéns pelo texto, realmente muito bom. Estou tentando me organizar ao máximo, mas o hábito de trabalhar o dia inteiro com o email aberto atrapalha muito. Grande abraço!
Obs.: Há uma palavra com erro de digitação no texto: “eesinteresse”
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Obrigado Almir, que bom poder ajudar! Obrigado também pela correção. Passou batido! Abraço.
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